Stand: 10/2026
Eine Zollkontrolle dauert selten länger als eine Stunde – wenn die Unterlagen da sind. Fehlen sie, wird aus der Kontrolle ein Verfahren. Diese Liste beschreibt, was für jeden Arbeitnehmer auf der Baustelle oder innerhalb kurzer Zeit vorzeigbar sein muss, und wie Sie die Personalakte so führen, dass sie auch Jahre später noch standhält.
Jeder auf der Baustelle Beschäftigte muss Personalausweis, Pass oder Passersatz mitführen und bei einer Prüfung vorlegen. Der Arbeitgeber muss jeden Arbeitnehmer nachweislich und schriftlich auf diese Pflicht hinweisen und den Hinweis für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren. Für Drittstaatsangehörige kommt der Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis hinzu.
Im Baugewerbe muss der Arbeitgeber jeden neuen Arbeitnehmer vor der Arbeitsaufnahme per Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung melden (§ 28a Abs. 4 SGB IV) – nicht erst mit der regulären Anmeldung innerhalb von sechs Wochen. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit fragt den Zeitpunkt der Sofortmeldung als Erstes ab; ein Verstoß kostet bis zu 25.000 € (§ 111 SGB IV). Das Protokoll der Sofortmeldung gehört in die Personalakte.
Für alle Beschäftigten im Baugewerbe sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen. Zulässig sind Stundenzettel mit Unterschrift, Bautagebuch oder eine App; wichtig ist, dass Pausen und Fahrzeiten erkennbar sind und die Stunden zur Lohnabrechnung passen. Ohne Aufzeichnung kann der Zoll den Mindestlohn nicht prüfen und wertet das als Verstoß.
Arbeitsvertrag mit Lohngruppe und Arbeitsort; Kopie Ausweis und bei Ausländern Aufenthaltstitel oder A1; Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Steuer-ID; Sofortmeldung und DEÜV-Anmeldung; Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise (Banküberweisung – Barzahlung ist beim Mindestlohn kaum nachweisbar); Arbeitszeitnachweise; Hinweis auf die Ausweispflicht mit Unterschrift; Unterweisungen und Sicherheitsnachweise der BG BAU; bei Entsendung Zoll-Anmeldung und Vollmacht des Zustellungsbevollmächtigten. Unterlagen in Deutschland auf Deutsch bereithalten (§ 17 Abs. 2 MiLoG).
Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (§ 17 MiLoG). Lohnunterlagen und Beitragsabrechnungen: bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres, praktisch 5 Jahre (§ 28f SGB IV). Lohnkonten für die Lohnsteuer: 6 Jahre (§ 41 EStG). Buchungsbelege: 8 Jahre, Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 147 AO). Am einfachsten: alles digital in einer Akte je Mitarbeiter, 10 Jahre gesichert.
Wir führen für Ihre Mitarbeiter digitale Personalakten, geben Sofortmeldungen und DEÜV-Meldungen ab, stellen Vorlagen für Stundenzettel und Ausweishinweis bereit und bereiten den Baustellenordner für Kontrollen vor. Bei einer Prüfung liefern wir die angeforderten Unterlagen innerhalb der gesetzten Frist.