Актуально на 10/2026
Проверка таможни редко длится дольше часа — если документы на месте. Если их нет, проверка превращается в производство по делу. Этот список описывает, что должно быть предъявлено по каждому работнику на объекте или в короткий срок, и как вести личное дело так, чтобы оно выдержало проверку и через годы.
Каждый занятый на стройке обязан иметь при себе удостоверение личности, паспорт или заменяющий документ и предъявить его при проверке. Работодатель обязан доказуемо и письменно уведомить каждого работника об этой обязанности и хранить уведомление весь период занятости. Для граждан третьих стран добавляется вид на жительство с разрешением на работу.
В строительстве работодатель обязан до начала работы зарегистрировать каждого нового работника через Sofortmeldung в Datenstelle пенсионного страхования (§ 28a Abs. 4 SGB IV) — а не только обычной регистрацией в течение шести недель. Finanzkontrolle Schwarzarbeit первым делом спрашивает дату Sofortmeldung; нарушение — штраф до 25.000 € (§ 111 SGB IV). Протокол Sofortmeldung хранится в личном деле.
По всем занятым в строительстве фиксируются начало, конец и продолжительность ежедневного рабочего времени — не позднее истечения седьмого календарного дня после рабочего дня. Записи хранятся не менее двух лет и предъявляются по требованию. Допустимы подписанные табели, строительный журнал или приложение; важно, чтобы были видны перерывы и время в пути, а часы совпадали с расчётом зарплаты. Без учёта таможня не может проверить минимальную зарплату и расценивает это как нарушение.
Трудовой договор с тарифной группой и местом работы; копия паспорта, для иностранцев — вид на жительство или A1; номер соцстрахования, больничная касса, налоговый ID; Sofortmeldung и регистрация DEÜV; расчётные листки и подтверждения выплат (банковский перевод — наличные при проверке минимума почти недоказуемы); табели; подписанное уведомление об обязанности иметь документ; инструктажи и подтверждения BG BAU; при командировании — уведомление таможни и доверенность Zustellungsbevollmächtigter. Документы хранить в Германии на немецком (§ 17 Abs. 2 MiLoG).
Табели: 2 года (§ 17 MiLoG). Документы по зарплате и взносам: до конца календарного года после последней проверки, практически 5 лет (§ 28f SGB IV). Lohnkonten для подоходного налога: 6 лет (§ 41 EStG). Бухгалтерские документы: 8 лет, годовые отчёты — 10 лет (§ 147 AO). Проще всего: всё в цифровом виде в одном деле на сотрудника с хранением 10 лет.
Мы ведём цифровые личные дела ваших сотрудников, подаём Sofortmeldungen и отчёты DEÜV, даём шаблоны табелей и уведомления о документе и готовим папку для проверок на объекте. При проверке предоставляем запрошенные документы в установленный срок.