Stand: 10/2026
Wer Arbeitnehmer aus Polen, Litauen, Rumänien oder einem anderen Staat auf eine deutsche Baustelle schickt, hat vor dem ersten Arbeitstag Pflichten gegenüber Zoll, SOKA-BAU und Sozialversicherung. Fehlt eine Meldung, drohen Bußgelder und der Stopp der Baustelle. Diese Checkliste zeigt die Reihenfolge, die sich bei unseren Mandanten bewährt hat.
Arbeitgeber mit Sitz im Ausland melden jede Entsendung in das Baugewerbe elektronisch über das Meldeportal-Mindestlohn der Zollverwaltung an – vor dem ersten Arbeitstag, auf Deutsch. Die Anmeldung enthält Betrieb, Baustelle, Beginn und voraussichtliches Ende, Namen und Geburtsdaten der Arbeitnehmer, den Auftraggeber und den Zustellungsbevollmächtigten in Deutschland. Je Meldung sind höchstens 200 Arbeitnehmer möglich. Ändert sich etwas – neue Leute, anderes Datum, andere Baustelle – ist sofort eine Änderungsmeldung fällig. Seit dem 29.06.2026 ist zusätzlich die Einsatzplanung nach § 2 MiLoMeldV wieder Pflicht. Eine fehlende oder verspätete Anmeldung kostet bis zu 30.000 € (§ 23 AEntG).
Die A1 bestätigt, dass der Arbeitnehmer weiter in seinem Heimatland sozialversichert ist (Verordnung (EG) 883/2004). Sie wird vom Sozialversicherungsträger des Entsendestaates ausgestellt – in Polen vom ZUS, in Litauen vom Sodra – und gilt für den eingetragenen Zeitraum, höchstens 24 Monate. Ohne A1 gilt deutsches Sozialversicherungsrecht: Der Betrieb müsste in Deutschland Beiträge zahlen und nachmelden. Die A1 gehört in Kopie auf die Baustelle; die Finanzkontrolle Schwarzarbeit fragt sie als Erstes ab.
Für entsandte Arbeitnehmer gilt der deutsche gesetzliche Mindestlohn: 13,90 € je Stunde in 2026, ab dem 01.01.2027 14,60 €. Einen allgemeinverbindlichen Bau-Mindestlohn gibt es seit 2022 nicht mehr; tarifgebundene Betriebe schulden die Lohngruppen des Bautarifs (seit 01.04.2026 LG 1 ca. 15,86 €, LG 3 ca. 23,97 € je Stunde). Der Lohn muss in Deutschland in Euro nachweisbar gezahlt werden, Unterkunft und Fahrt dürfen nicht vom Mindestlohn abgezogen werden. Verstöße gegen den Mindestlohn kosten bis zu 500.000 € (§ 21 MiLoG).
Ausländische Baubetriebe nehmen am Urlaubsverfahren der SOKA-BAU teil (Europaverfahren). Dafür erhält der Betrieb eine Arbeitgebernummer, meldet jeden Monat bis zum 15. die Beschäftigungstage, Bruttolöhne und Stunden je Arbeitnehmer über das Kundencenter und zahlt 14,7 % der Bruttolohnsumme. Auftraggeber verlangen häufig eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der SOKA-BAU – ohne laufende Meldungen gibt es sie nicht. Details: unser Ratgeber zu SOKA-BAU für ausländische Firmen.
Auf Deutsch und für die Dauer der Entsendung bereitzuhalten: Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise, Arbeitszeitaufzeichnungen (Beginn, Ende, Dauer – spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag erfasst), A1, Pass oder Ausweis, Zoll-Anmeldung und die Vollmacht des Zustellungsbevollmächtigten. Die Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren. Unser Ratgeber zur Personalakte auf der Baustelle enthält die vollständige Liste.
Ein Arbeitgeber ohne Sitz in Deutschland muss in der Zoll-Anmeldung einen Zustellungsbevollmächtigten im Inland benennen, an den Behörden Bescheide und Anhörungen zustellen. Dieselbe Person kann als Empfangsbevollmächtigter gegenüber dem Finanzamt (§ 123 AO) und als Bevollmächtigter gegenüber der SOKA-BAU auftreten. LukaBau übernimmt diese Rolle für Baufirmen aus dem EU-Ausland – mit Postannahme, Scan am Eingangstag und Fristenkontrolle.
Wir bereiten die Zoll-Anmeldung und Änderungsmeldungen vor, melden den Betrieb bei der SOKA-BAU an, geben die Monatsmeldungen ab, führen die Arbeitnehmerliste mit A1-Fristen und stellen den Zustellungs- und Empfangsbevollmächtigten. Die Übermittlung an Zoll und SOKA-BAU geben Sie als Unternehmen jeweils frei. Alles auf Deutsch, Russisch und Polnisch erklärt.