Stand: 10/2026
Entsendet ein Betrieb aus dem Ausland gewerbliche Arbeitnehmer auf deutsche Baustellen, nimmt er am Urlaubsverfahren der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft (ULAK/SOKA-BAU) teil. Das ist keine Wahl, sondern folgt aus dem allgemeinverbindlichen Tarifvertrag (VTV) und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Seit Herbst 2026 läuft das Verfahren über das neue Kundencenter – hier der Ablauf Schritt für Schritt.
Betroffen sind Arbeitgeber mit Sitz außerhalb Deutschlands, die gewerbliche Arbeitnehmer für Bauleistungen nach Deutschland entsenden. Sie zahlen nur den Urlaubskassenbeitrag: seit dem 01.07.2026 14,7 % der Bruttolohnsumme (vorher 15,1 %). Berufsbildung und Zusatzversorgung entfallen für Entsendebetriebe. Im Gegenzug erstattet die Kasse die gezahlte Urlaubsvergütung, wenn der Arbeitnehmer in Deutschland Urlaub nimmt. Angestellte und Poliere sind nicht beitragspflichtig.
Nach der Anmeldung beim Bereich AEV (Europäische Arbeitgeber) in Wiesbaden erhält der Betrieb per Post die Arbeitgebernummer und per E-Mail einen Sicherheitscode. Mit beidem registriert sich der Betrieb unter kundencenter.soka-bau.de – innerhalb von 90 Tagen, danach verfällt der Code. Die Registrierung legt ein Benutzerkonto mit E-Mail, Passwort, Sicherheitsfrage und Bestätigungscode für den Login an. Soll ein Bevollmächtigter die Meldungen abgeben, schaltet der Betrieb dessen Zugang im Portal frei; die Papiervollmacht allein reicht nach Auskunft der SOKA-BAU für ausländische Betriebe nicht.
Ausländische Betriebe arbeiten im Kundencenter im Bereich IAO mit vier Modulen: Meldungen (Monatsmeldungen je Kalendermonat), Mein Betrieb (Firmendaten, Steuernummer, Tätigkeit), Arbeitnehmer (Personen- und Adressdaten, Arbeitnehmernummer, A1-Zeitraum) und Konto (Kontostand, Abrechnungen). Neue Arbeitnehmer werden einmal angelegt und erscheinen danach automatisch in der Monatsmeldung.
Je Arbeitnehmer und Monat werden eingetragen: Beschäftigungszeitraum als Tagesliste (zum Beispiel „2, 6-8, 18-25“ – nicht als Datum), Bruttolohn, lohnpflichtige Stunden, bezahlter Urlaub, unbezahlte Urlaubstage, Tage ohne Lohn, Ausfallstunden und der Brutto-Stundenlohn; die Arbeitstage berechnet das Portal. Das Portal prüft die Angaben sofort, zum Beispiel ob Stunden und Lohn zum Mindestlohn passen. Alternativ lässt sich eine Excel-Vorlage herunterladen, ausfüllen und hochladen. Frist für die Meldung: der 15. des Folgemonats; der Beitrag ist bis zum 28. fällig und wird an die ULAK (Landesbank Hessen-Thüringen, Verwendungszweck Arbeitgebernummer und Monat) überwiesen oder per SEPA-Mandat eingezogen.
Deutsche Auftraggeber verlangen von Subunternehmern aus dem Ausland regelmäßig eine Bescheinigung der SOKA-BAU, dass der Betrieb am Urlaubsverfahren teilnimmt und keine Beitragsrückstände hat – weil der Auftraggeber nach § 14 AEntG wie ein Bürge für die Beiträge haftet. Die Bescheinigung wird beim Bereich AEV beantragt und nur erteilt, wenn Meldungen und Zahlungen aktuell sind. Planen Sie dafür nach der ersten Abrechnung einige Tage ein.
Registrierung nach Ablauf der 90 Tage versucht; Meldung erst nach dem 15. abgegeben; Beschäftigungszeitraum als Datum statt Tagesliste eingegeben; Arbeitnehmer ohne A1 gemeldet; Stundenlohn unter 13,90 €; Vollmacht per Post geschickt, aber Zugang im Portal nicht freigeschaltet; in lohnfreien Monaten keine Meldung abgegeben. Jeder dieser Punkte führt zu Rückfragen, Säumniszuschlägen oder zur verweigerten Unbedenklichkeitsbescheinigung.
Wir registrieren Ihren Betrieb mit Ihnen im Kundencenter, legen die Arbeitnehmer an, geben jeden Monat die Meldung ab (Freigabe durch Sie), überwachen Fristen und Zahlungen und beantragen die Unbedenklichkeitsbescheinigung für Ihre Auftraggeber. Preis: 25 € je Arbeitnehmer und Monat inklusive SOKA-Meldung, Grundgebühr 25 €, Mindesthonorar 89 € im Monat.