Stand: 10/2026
Finanzamt, Zoll und SOKA-BAU schicken Bescheide, Anhörungen und Fristen per Post – nach Deutschland. Eine Baufirma aus Polen, Litauen oder Estland ohne Adresse im Inland verpasst diese Post oder bekommt sie Wochen später, wenn die Einspruchsfrist längst abgelaufen ist. Deshalb verlangen die Behörden einen Bevollmächtigten in Deutschland. Hier steht, wer ihn braucht und was er leistet.
Finanzamt: Wer ohne Wohnsitz, Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland steuerlich geführt wird, soll auf Verlangen einen Empfangsbevollmächtigten im Inland benennen (§ 123 AO); ohne ihn gilt ein Schreiben einen Monat nach Aufgabe zur Post als zugegangen – auch wenn es nie ankam. Zoll: Arbeitgeber mit Sitz im Ausland müssen in der Entsendeanmeldung einen Zustellungsbevollmächtigten in Deutschland angeben (§ 18 Abs. 1 AEntG, § 16 MiLoG). SOKA-BAU: Für das Europaverfahren kann ein Bevollmächtigter die Meldungen abgeben und Post empfangen. Alle drei Rollen kann dieselbe Person oder Firma übernehmen.
Er nimmt Post entgegen und dokumentiert das Eingangsdatum (ab dann laufen die Fristen), scannt und leitet sie am selben Tag weiter, erkennt fristgebundene Schreiben (Einspruch 1 Monat, Anhörung meist 2 Wochen, Unterlagenanforderung oft 10 Tage) und erinnert rechtzeitig. Er darf Erklärungen entgegennehmen, aber nicht ohne weitere Vollmacht für Sie verhandeln, Rechtsbehelfe einlegen oder Steuerberatung erbringen. Für Einspruch oder Klage braucht es einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.
Für Handelsregister, Gewerbeamt und Verträge brauchen Sie eine ladungsfähige Anschrift – einen Ort, an dem Schriftstücke tatsächlich zugestellt werden können. Ein reiner Briefkasten ohne Betreuung genügt nicht und fällt bei einer Betriebsprüfung auf. Eine Geschäftsadresse bei einem Lohnbüro, das die Post betreut, ist zulässig; die tatsächliche Baustelle bleibt der Ort der Leistung. Behalten Sie Ihren ausländischen Sitz als steuerlichen Sitz – die deutsche Adresse begründet für sich keine Betriebsstätte.
Schriftlich, auf Deutsch (bei Bedarf zweisprachig), mit vollständigen Daten des Vollmachtgebers (Firma, Register, Vertreter) und des Bevollmächtigten (Name, Anschrift), Umfang („Empfangsvollmacht nach § 123 AO“, „Zustellungsvollmacht nach § 18 AEntG“, „Bevollmächtigter gegenüber der SOKA-BAU“), Gültigkeit und Unterschrift des gesetzlichen Vertreters. Das Finanzamt bekommt die Vollmacht mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung; der Zoll mit der Entsendeanmeldung; die SOKA-BAU über den Portalzugang.
LukaBau stellt ausländischen Baufirmen Geschäfts- und Zustellungsadresse in Bremen inklusive Empfangsbevollmächtigtem gegenüber Finanzamt, Zoll und SOKA-BAU für 150 € netto im Monat: Postannahme, Scan am Eingangstag, Fristenhinweis auf Deutsch und Russisch, Originale auf Wunsch per Post. Mindestlaufzeit 12 Monate, weil die Adresse in Registern und Meldungen hinterlegt wird.
Wir erstellen die Vollmachten, tragen den Bevollmächtigten im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in der Zoll-Anmeldung und im SOKA-Kundencenter ein, übernehmen die Postbetreuung und führen die Fristenliste. Steuerliche Einsprüche und Klagen bearbeiten unsere kooperierenden Steuerberater und Rechtsanwälte.